Kielioppi ja tekstilaji : Direktiivin muotoilusta viraston ryhmäkirjeissä

Abstract

This study addresses the interplay of lexico-grammatical and wider textual patterns by which directive meanings are created in an administrative genre. The data comprises 123 circular letters sent to city schools by the Helsinki City Education authority. The dialogically oriented analysis draws on the concept of genre as a dynamic nexus between an individual s actions and a socially defined context. Further tools are utilized from cognitive and systemic-functional linguistics.

The study first investigates conventionalized directives as clause(-like) lexico-grammatical units, profiling the directive function of the text and the agentive role handed down to the addressee. In the data, conventionalized directives are demonstrated to have a central role in the construal of a particular functional stage, the request sequence, realized differently in the three major sub-genres recognized in the data. In the request sequence, conventionalized directives further realize two functions, distinguished by different patterns of argument structure and thematic progression.

Secondly, the study focuses on co(n)textual factors influencing the use of conventionalized directives as constitutive elements of the request sequence. The analysis shows that conventionalized directives not only function as a means of formulating requests for action but also direct the addressee s attention to the requests treated as the most newsworthy by the writer. The degree of newsworthiness is reflected in the argument structure of the conventionalized directive chosen at the beginning of the request sequence. Through the argument structure, it further shapes the structure of the sequence.

Finally, the study investigates the kinds of co(n)texts in which a conventionalized directive construes the addressee as the agent of the desired action in an explicit way. The analysis shows that explicit construal is sometimes used to delimit the group of desired actors. However, it is also used when the linguistic choices made indicate that the request is treated by the writer as potentially problematic. This further confirms the finding of the explicit marking of the agent as a particular kind of focusing device, allowing for the interactants to treat the request given as particularly relevant in the ongoing interaction.

In conclusion, the study shows how relevant aspects of the situation are dynamically fore- and backgrounded by the participants in and through linguistic action. In this way, it advocates an approach to directive language use in written data that resembles the one advocated for spoken data by interactional linguistics. The study also adds to knowledge on municipal workplace communication, offering tools for training of administrative staff and for analyzing organizational change discourse.

Tutkimuksessa tarkastellaan kielellisen ohjailukeinon valintaa tietynlaisissa institutionaalisissa tilanteissa. Työn kielinäkemys on dialoginen. Tarkastelun lähtökohtana ovat direktiivin eli ohjailevan lausuman käsite sekä joukko opetusviraston ryhmäkirjeitä, jotka edustavat ohjailevaa tekstilajia.

Työn tavoitteena on lisätä tietoa siitä, millaiset kontekstiseikat motivoivat ryhmäkirjeissä direktiivin muotoilua. Kontekstuaalisen tarkastelun mahdollistamiseksi aiempaa kuvaustraditiota täydennetään määrittelemällä kiteytyneet direktiivit lauseen muotoisiksi tai lausemaisiksi rakenteiksi, joiden välityksellä tekstin ohjaileva tehtävä nousee ilmauksen kehyksestä sen profiiliin. Lisäksi kuvataan, kuinka toivotun teon toteuttajan koodaustapa kytkeytyy yhteen lauseen temaattisen rakenteen kanssa. Kiteytyneiden direktiivien kontekstualisointi toteutuu sitten kolmitasoisesti. Ensinnäkin työ osoittaa, että kiteytyneet direktiivit toimivat ryhmäkirjeissä kehotusjaksoksi nimitetyn funktionaalisen jakson rakenneosina. Tässä jaksossa ne voivat toteuttaa kahta tehtävää, joita erottavat toisistaan argumenttirakenteen ja teemankulun konventiot. Jaksot toteutuvat puolestaan eri tavoin ryhmäkirjeiden kolmessa keskeisessä alatekstilajissa.

Kehitettyjen menetelmien varassa työ selvittää, milloin ohjailufunktio toteutuu ryhmäkirjeissä kiteytyneen direktiivin avulla. Käy ilmi, että kiteytyneet direktiivit eivät ainoastaan ohjaile vastaanottajan toimintaa, vaan suuntaavat lukijan huomion ohjeisiin, jotka hahmottuvat tekstissä muita uutisarvoisemmiksi. Uutisarvoisuuden aste heijastuu erityisesti kehotusjakson ensimmäisen kiteytyneen direktiivin argumenttirakenteeseen. Argumenttirakenteen välityksellä se muokkaa myös kehotusjakson sisäistä rakennetta. Toisekseen työ tarkastelee, milloin kiteytynyt direktiivi antaa toivotun tekemisen toteuttajalle eksplisiittisen koodauksen. Käy ilmi, että myös toteuttajan eksplikointia motivoivat uutisarvoisuuteen tai relevanssin kasvattamiseen liittyvät seikat. Eksplisiittinen tekijän ilmaus voi näin toimia paitsi keinona yksilöidä tekijä myös keinona nostaa ohjeen huomioarvoa ongelmallisia tilanteita käsiteltäessä.

Kootusti työ havainnollistaa, että myös kirjoitetun tekstin kieliopilliset valinnat kuljettavat mukanaan tietoa siitä, kuinka osallistujat orientoituvat meneillään olevaan vuorovaikutustilanteeseen. Esimerkiksi passiivin käyttö hahmottuu osaksi hienovaraista tekstistrategiaa, jonka avulla voidaan säädellä kuvaa esitettävien ohjeiden odotuksenmukaisuudesta. Työn tuloksia voidaan näin soveltaa esimerkiksi virkamieskoulutukseen sekä työelämän tutkimus- ja kehitystyöhön.