Flourishing in 21st century workplaces : How to support knowledge workers’ productivity and well-being in modern environments

Abstract

A growing proportion of today’s work is knowledge intensive and multi-locational, and more autonomous and less clearly defined than before. Digital technology and increasingly complex and abstract surroundings challenge accustomed work practices and the well-being and productivity of employees. Both individuals and organizations need new strategies and tools for managing psychological resources in ways required by current working life.

This doctoral dissertation focuses on the role of modern knowledge work environments in users’ productivity and well-being and aims to produce new knowledge regarding how these environments and tools can best be utilized to support them. The dissertation approaches these questions from the multidisciplinary viewpoint of motivational psychology, educational psychology, work and organizational psychology, and occupational health research. The theoretical framework of the dissertation is self-determination theory, in particular the mini theory of basic psychological needs.

The general research question of the dissertation was: How can learning, productivity and well-being be supported in modern work and study environments? Study I explored the role of the physical environment with regard to learning from the perspective of basic psychological needs. Study II presented a training program that focused on supporting well-being and productivity at work by developing the participants’ awareness skills and behavioral strategies related to knowledge work, physical spaces and digital tools. Study III aimed to develop and pilot a scale for assessing multi-locational knowledge workers’ self-regulatory skills related to productivity and well-being.

The dissertation studies utilized qualitative, quantitative and mixed research methods. In Study I, we conducted semi-structured focus-group interviews, following an interpretivist approach (n = 21), and data-driven content analysis. Study II utilized a set of univariate analyses of variance (n=189) and phenomenon-driven content analysis of qualitative reports (n=15). In Study III, we used confirmatory factor analysis (CFA), an independent samples t-test, MANOVA and latent variable correlation analyses (n=202). The data consisted of Finnish early-stage university chemistry students (Study I) and of employees of public organizations, SMEs and start-up companies from the Finnish metropolitan area (Study II, III).

Study I concluded that like the social and cultural environment, the physical environment can also support or hinder the satisfaction of basic psychological needs. The results demonstrated that the design and functionality of the physical environment plays a significant role in users’ intellectual and emotional functioning, and that learning and well-being can be facilitated by developing physical environments that support basic psychological needs. The results of Study II showed that the organizational culture was manifested in the way the physical spaces were designed and used, and in the kind of support needs the users had. The study concluded that individuals and organizations can benefit from training in the use of modern spaces and tools in ways that support productivity and well-being. Study III showed promising results regarding the use of the scale presented in the study for measuring the self-regulatory skills related to productivity and well-being in multi-locational knowledge work.

This dissertation contributes to areas in current research that lacked emphasis: by studying the role of the physical environment in supporting basic psychological needs and motivation; by developing programs for organizations and individuals in order for them to utilize modern environments and tools to support productivity and well-being; and by developing measurement tools to assess the new competencies required by current working life and knowledge work in particular. The dissertation operationalizes questions of how to assess and support proactive employee functioning in increasingly complex physical, digital and social surroundings. The knowledge produced in this dissertation can also be utilized in the design of new work environments or learning environments or in the renovation of old ones to better support and meet the needs of users.

Kasvava osuus nykypäivän työstä on ominaispiirteiltään tietointensiivistä, monipaikkaista ja yhä itseohjautuvampaa. Toimintaympäristöt ovat digitalisaation myötä yhä moniulotteisempia ja abstraktimpia. Nämä muutokset haastavat työn tekemisen tapoja, tuottavuutta ja hyvinvointia. Sekä yksilöt että organisaatiot tarvitsevat uusia tutkimustiedolle pohjautuvia keinoja hallinnoidakseen psykologisia resursseja tavalla, jota nykypäivän työelämä vaatii.

Tämä väitöskirja tarkastelee digitaalisesti välittyvään tietotyöhön liittyviä mahdollisuuksia ja haasteita. Se keskittyy erityisesti modernien tietotyöympäristöjen rooliin suhteessa käyttäjien tuottavuuteen ja hyvinvointiin. Väitöskirja lähestyy näitä kysymyksiä yhdistäen motivaatiopsykologian, kasvatuspsykologian, työ- ja organisaatiopsykologian sekä työhyvinvointitutkimuksen näkökulmia.

Väitöskirjan kokoava tutkimuskysymys oli: Miten oppimista, tuottavuutta ja hyvinvointia voidaan tukea moderneissa työ- ja oppimisympäristöissä? Osatutkimus I tarkasteli fyysisen ympäristön roolia oppimisessa psykologisten perustarpeiden ja motivaation näkökulmasta. Osatutkimus II esitteli valmennusohjelman, joka keskittyi hyvinvoinnin ja tuottavuuden tukemiseen työssä kehittämällä osallistujien tietoisuustaitoja sekä tietotyöhön, fyysisiin tiloihin ja digitaalisiin työvälineisiin liittyviä strategioita. Osatutkimuksessa III kehitettiin ja pilotoitiin uusi kyselymenetelmä laaja-alaisten tuottavuuteen ja hyvinvointiin liittyvien itsesäätelytaitojen arvioimiseksi monipaikkaisessa tietotyössä. Väitöskirjatutkimuksessa hyödynnettiin laadullista, määrällistä sekä monimenetelmällistä tutkimusotetta. Tutkimusaineisto koostui suomalaisista alkuvaiheen kemian yliopisto-opiskelijoista (osatutkimus I) sekä pääkaupunkiseudun julkisten organisaatioiden, pienten ja keskisuurten yritysten sekä start-up-yritysten työntekijöistä (osatutkimukset I, II).

Osatutkimuksessa I todettiin, että fyysisellä ympäristöllä on merkittävä rooli käyttäjien älyllisessä ja emotionaalisessa toiminnassa, ja että oppimista ja hyvinvointia voidaan tukea kehittämällä fyysisiä ympäristöjä, jotka tukevat psykologisia perustarpeita. Osatutkimuksen II tulokset osoittivat, että organisaatiokulttuuri ilmentyi fyysisten tilojen suunnittelussa ja käytössä sekä siinä, millaista niihin liittyvää tukea kussakin organisaatiossa tarvittiin. Johtopäätöksenä todettiin, että yksilöt ja organisaatiot voivat hyötyä koulutuksesta käyttääkseen moderneja tiloja ja välineitä tavalla, joka tukee tuottavuutta ja hyvinvointia. Osatutkimus III esitteli uuden kyselymittarin tuottavuuteen ja hyvinvointiin liittyvien itsesäätelytaitojen arvioimiseksi monipaikkaisessa tietotyössä ja osoitti lupaavia tuloksia sen käyttöön liittyen.

Väitöskirjatutkimus tuottaa uutta ja ajankohtaista tietoa siitä, miten uusia työympäristöjä ja -välineitä voidaan hyödyntää työn ja hyvinvoinnin tukena. Väitöskirjatutkimuksessa tuotettua tietoa voidaan hyödyntää myös suunniteltaessa uusia työ- tai oppimisympäristöjä tai remontoitaessa vanhoja vastaamaan paremmin käyttäjien tarpeisiin.