Tapaustutkimus: Helsingin kaupungin kaupunkiympäristö-toimialan käyttäjätunnusten ja käyttöoikeuksien elinkaarenhallintajärjestelmän käytettävyys

Abstract

Tämä tutkielma käsittelee tapaustutkimuksena tehtyä käytettävyystutkimusta, jonka kohteena oli Helsingin kaupungin kaupunkiympäristön toimialalla käyttöönotettava Luukku-järjestelmä. Luukkujärjestelmällä tehdään yleisimpiä, käyttäjätunnusten ja käyttöoikeuksien elinkaarenhallintaan sekä työsuhteiseen ja palkitsemiseen liittyviä prosesseja. Käytettävyystutkimuksessa mitattiin opittavuutta, mekaanista tehokkuutta, muistettavuutta, tyytyväisyyttä ja virheiden määrää järjestelmässä. Kaikki viisi käytettävyystutkimuksessa ollutta tehtävää pyrkivät tuomaan esille järjestelmän yleisimmät toiminnot ja prosessit. Käytettävyystestaus rajattiin koskemaan ainoastaan esimiehiä. Käytettävyystutkimukset tehtiin Microsoft Teams-sovelluksella virtuaalisesti maailmalla vallitsevista, COVID-19 viruksen aiheuttamista poikkeusolosuhteista johtuen. Oletuksena lähdettäessä tekemään tutkimusta oli, että 90 prosenttia tutkimukseen osallistuneista henkilöistä suoriutuisi annetuista tehtävistä ja että kaikki tehtävän suorittaneet pystyisivät suoriutumaan ajallisesti tehtävien suorittamisesta nopeammin kuin aiempia käytössä olleita tapoja käyttäen. Ennen käytettävyystutkimusta haettiin optimaalinen tehokkuus toistamalla tutkimuksessa olleita tehtäviä vanhoilla toimintatavoilla sekä Luukku-järjestelmällä, kunnes tehtävän suorittamiseen kulunut aika ei enää merkittävästi nopeutunut. Käytettävyysongelmia löytyi tutkimuksessa kahdeksan kappaletta. Käytettävyysongelmat liittyivät näkymien skaalautuvuuteen, terminologiaan, hitaasti latautuviin taustatietoihin sekä linkkeihin. Käytettävyystutkimus virtuaalisesti onnistui verrattuna aiempiin kokemuksiin lähes yhtä hyvin. Jatkossa tehtäessä virtuaalisesti käytettävyystutkimuksia voisi vielä ottaa webkameran kuvan, jolloin pystyisi myös tarkastelemaan käyttäjien eleitä. Tämän avulla pystyisi vielä paremmin tarttumaan esimerkiksi hämmentäviin tai askarruttaviin tilanteisiin, josta käyttäjä ei välttämättä kerro puhumalla. Käytettävyystutkimuksen tulokset vahvistivat oletuksen, että tutkimukseen osallistuneet, tehtävän onnistuneesti suorittaneet suoriutuivat tehtävistä nopeammin kuin aiempia tapoja käyttäen, vaikka tutkimukseen osallistuneet käyttivät järjestelmää ensimmäistä kertaa. Ennen Luukku-järjestelmän kokonaisvaltaista käyttöönottoa tehdään 13 korjausta käyttöliittymään.