On the Provisioning of Mission Critical Information Systems based on Public Tenders

Show full item record

Permalink

http://urn.fi/URN:ISBN:978-951-51-5325-8
Title: On the Provisioning of Mission Critical Information Systems based on Public Tenders
Author: Koski, Aapo
Contributor: University of Helsinki, Faculty of Science, Computer Science
Doctoral Programme in Computer Science
Publisher: Helsingin yliopisto
Date: 2019-08-07
URI: http://urn.fi/URN:ISBN:978-951-51-5325-8
http://hdl.handle.net/10138/303511
Thesis level: Doctoral dissertation (article-based)
Abstract: Large scale software-centric information system projects on public sector are often based on public tenders, in which the request for quotation (RFQ) process is utilized. The systems in these cases are typically procured by a long and energy consuming process, in which the procuring organization tries its best to determine, detail and document the need and then, based on received proposals, tries to select the best candidate to implement a solution to fulfill the need. In the past, these RFQ-based procuring processes resulted in waterfall-type development processes, where again a considerable time was spent in constructing the information system before it finally was ready and accepted for the operative use. The described approach has numerous short-comings, like the strong dependency on the upfront design and the implicit assumption that the need can be communicated effectively with tendering documents. Another major problem is the unvoiced assumption that the original need does not significantly change during the process. As we have entered the era of agility, the incremental, iterative and customer-involving approaches have found their way into the RFQ-based tenders. The introduction of agility has potential to solve some of the problems encountered in the traditional RFQ processes, but at the same time, new challenges surface. Simultaneously, many organizations have reassessed their position as both the information system user and the system's maintainer and are looking into provision of the needed systems or software as a service (SaaS). This thesis is based on experiences on mission critical information system projects in industrial setting, based on public tendering processes and provided as a service. It seems that the traditional RFQ-based process, even with agile ways of working, does not provide us appropriate means to deliver high quality mission critical systems. The SaaS model is a solution, saving us from many of the short-comings by enabling agility. However, providing a service is far different from traditional information system development and deployment and requires new user and customer-facing skills. In addition to SaaS, also other improvements, like changes to the RFQ process, or even to the law governing the public tenders, would be required to succeed in the information system projects in the future.Isot julkisen sektorin tietojärjestelmähankkeet noudattavat RFQ-prosessia, jossa hankkiva organisaatio määrittelee tarjouksessaan hankittavan järjestelmän ja valitsee parhaansa mukaan parhaan toimittajan. Prosessi kestää usein pitkään ja vaatii merkittäviä panostuksia. Perinteisesti prosessi johtaa vesiputousmaiseen kehitysprojektiin, joka jälleen kestää merkittävän ajan, ennen kuin kehitettävä järjestelmä saadaan operatiiviseen käyttöön. Edellä kuvattu tapa hankkia tietojärjestelmä sisältää monia puutteita, kuten riippuvuuden etukäteen tehdystä suunnittelusta sekä oletuksen, että olemassaolevat tarpeet voidaan tehokkaasti kommunikoida eri osapuolille tarjousdokumenttien avulla. Lisäksi prosessi olettaa, etteivät alkuperäiset tarpeet järjestelmän luomiselle muutu prosessin aikana. Ketteryys on viime vuosina saanut jalansijaa monilla aloilla, ja inkrementaaliset, iteratiiviset ja asiakaslähtöiset näkökulmat ovat löytäneet tiensä myös RFQ-tarjouksiin. Ketterillä malleilla voidaankin ratkaista perinteisen tarjousprosessin ongelmia, mutta ne luovat myös uusia haasteita. Samaan aikaan monet organisaatiot ovat uudelleenarvioineet omaa asemaansa tietojärjestelmän ylläpitäjinä, ja alkaneet kiinnostua palvelupohjaisista malleista, kuten SaaS, tietojärjestelmätarpeen täyttäjänä. Tämä väitöstyö pohjautuu käytännön projekteista saatuihin kokemuksiin, joissa tehtäväkriittisiä järjestelmiä on toteutettu palvelupohjaisesti. Työn tulosten perusteella on ilmeistä, että tehtäväkriittisten järjestelmien rakentaminen RFQ-pohjalta, jopa ketterällä työskentelymallilla, ei mahdollista korkealaatuisten järjestelmien rakentamista luotettavasti. Yksi ratkaisu koettuihin haasteisiin on SaaS-malli, joka mahdollistaa ketterän toiminnan samalla ohjaten toteutusta oikeaan suuntaan monipuolisten palautekanavien muodossa. Palvelun tuottaminen on kuitenkin luonteeltaan hyvin erilaista tuotepohjaiseen järjestelmien kehitykseen verrattuna, sillä se vaatii uusia taitoja, kuten käyttäjä- ja asiakasrajapinnassa toimimisen taitoja. Kommunikaatioon, kehitysmalliin ja tuotantomalliin liittyvien ongelmien ratkaisemisen lisäksi tarvitaan myös parannuksia itse RFQ-prosessiin tai jopa hankintalakiin, jotta tietojärjestelmäprojekteissa pystytään jatkossa tuottamaan tehokkaasti käyttäjien tarpeiden täyttäviä ratkaisuja.
Subject: Computer Science
Rights: This publication is copyrighted. You may download, display and print it for Your own personal use. Commercial use is prohibited.


Files in this item

Total number of downloads: Loading...

Files Size Format View
OnthePro.pdf 845.6Kb PDF View/Open

This item appears in the following Collection(s)

Show full item record